Tijd, ruimte en stimulans

Zo voorkom je dat al dat harde werken voor niets is

Natuurlijk wil iedere ondernemer en iedere leidinggevende het beste voor de organisatie, maar de drukte van alledag laat weinig ruimte voor duurzame verandering. CPO Netwerk wijst de weg naar implementatie en borging, zodat de organisatie er echt op vooruitgaat. Hoe fijn zou het zijn als elke verbetering in je organisatie lukt? Wat levert het wel niet op als gedragsverbeteringen altijd effectief zijn? En wat doet het met je teamperformance als je de onderlinge communicatie perfect kunt organiseren? Allemaal mogelijk, maar hoe?

Ik heb al veel trainingen gegeven in effectief gedrag en doe dat nog steeds met enige regelmaat. Het is absoluut leuk en nuttig. Je kunt nooit genoeg doen om effectiever te worden in je leiderschap, verandermanagement, klantcontacten, teamperformance en noem maar op. Ik ben ervan overtuigd dat juist die vaardigheden de belangrijkste CSF’s zijn, de cruciale succesfactoren van elke organisatie. Dus: trainen, mensen! Tegelijkertijd ben ik van mening dat trainingen niet of nauwelijks effect hebben. Dit lijkt tegenstrijdig, maar is het niet, want er komt nog iets achter: als je niet extra veel aandacht besteedt aan de borging van het nieuw te ontwikkelen gedrag. En dat is precies waar deze blog over gaat: verbeteringen doorvoeren binnen de organisatie en daadwerkelijk het rendement terugzien. Of het nou gaat om individuele trainingen, vergaderingen, heisessies, ontwikkeltrajecten, organisatieveranderingen of welke verbetering dan ook.

Marco Staal

Marco Staal

Partner

Tijd, ruimte en stimulans

Een voorbeeld: iemand neemt deel aan een training in, laten we zeggen, leiderschapsvaardigheden en komt de volgende dag op kantoor weer terecht in de waan van de dag. De overvolle inbox, de lopende zaken, de klanten, de collega’s: alles vraagt om aandacht, zoals altijd is het druk. Er is geen tijd om de getrainde vaardigheden in de praktijk te brengen en op die manier door te gaan met leren en ontwikkelen. Beter gezegd: er is geen tijd ingepland. De ruimte en stimulans ontbreken en bij de volgende trainingsbijeenkomst heb je veel minder geoefend dan je van plan was of zelfs vrijwel niet. Herkenbaar?

Hoeveel bloed, zweet en tranen steken we in belangrijke zaken waarvan we na verloop van tijd amper of soms helemaal geen resultaat terugzien? Zonde van de tijd en kosten. En dit geldt niet alleen voor het resultaat van trainingen, maar ook van vergaderingen, heisessies, ontwikkeltrajecten, organisatieveranderingen, et cetera. Hoewel een aanpak vaak ook borging in zich heeft, denk aan de PDCA-cyclus of de pijlers inspect and adapt van scrum, blijkt de praktijk nogal weerbarstig.

Borging, betrokkenheid en rendement. Zelf maak ik graag gebruik van de BB&R-methode, wat staat voor betrokkenheid, borging en rendement. Het is gebaseerd op de verandermethodiek en misschien moet ik het wel de EB&R-methode noemen, omdat eigenaarschap (ownership) de lading beter dekt dan betrokkenheid. Eigenaarschap is waar alles mee begint. Hoe belangrijk is dat wat je wilt bereiken en wat heb je ervoor over? Wat wil je doen en investeren voor het gewenste resultaat? Realiseer je je dat je naast de tijd en kosten van een training je nog meer tijd en dus geld moet investeren om de ontwikkeling te borgen en zo rendement te verkrijgen? En wat ga je extra investeren na een heidag om de uitkomsten daarvan duurzaam te implementeren?

Geen tijd is geen prioriteit

Al die overwegingen maak ik graag bespreekbaar bij klanten. Zo kan ik de leidinggevenden van de deelnemers aan een traject een training in effectief coachen geven en hen zodoende meenemen in het traject van hun medewerkers. Dit betreft zowel de inhoud als de randvoorwaarden, waaronder locatie en tijd van de bijeenkomsten. Na en voor elke bijeenkomst vraag ik de leidinggevenden om de deelnemers te contacten en te coachen bij onder andere de praktijkopdrachten. Ze geven dan hun commitment bij deze afspraken, en toch wordt er vaak te weinig gecoacht. Als ik de opdrachtgever hierover bericht belooft hij erachteraan te gaan, maar dan blijkt naderhand dat ook hij ‘geen tijd’ had. Wij zeggen dan: geen tijd is geen prioriteit. Helaas is dit vaak de gang van zaken, waarbij ik wil onderstrepen dat de intentie van de opdrachtgever en leidinggevenden uitstekend is. Ze willen echt voldoen aan wat we afspreken. Kun je nagaan: zelfs bij welwillenden gaat het verre van optimaal.

Realistisch verbeteren in het juiste tempo

Goede wil, matig resultaat: wat kun je daaraan doen? Het betekent dat we realistisch naar dit soort trajecten moeten kijken. En naar de omgevingsfactoren. Ten eerste staan prioriteit en eigenaarschap van de doelen voorop. Is het duidelijk waarom we het willen en hoe belangrijk het is? Zet dat belang ook af tegen de waan van de dag: de noodzaak om klanten goed te bedienen, de werkdruk, de vaardigheid om interne verbeteringen door te voeren, enzovoort.

whoa

Wat is het tempo waarin we de verbetering willen implementeren? Bij een te hoog tempo is het risico dat de druk te groot wordt of dat ‘de winkel openhouden’ in gevaar komt. Bij een te laag tempo zien we vaak dat de klad erin komt en er uiteindelijk weinig verbetert. Hoe ga je het traject monitoren en levendig houden? Wie of welk team houdt zich ermee bezig? Hoeveel tijd mogen de betrokkenen erin steken? Dat zijn vragen die je van tevoren moet beantwoorden, met als doel de R van de BB&R-methode te maximaliseren: rendement.

Samenvattend komt het erop neer dat wie succesvol wil verbeteren een grotere investering in tijd en geld moet doen dan gedacht. Maar dat is altijd beter dan geld en tijd verspillen doordat de beoogde verbeteringen uitblijven en er niets verandert. En hoe motiverend is dat?